ChatGPTを使った保育士の書類業務効率化を解説！保育士版の指示文テンプレート付き！

こんにちは、ヒガシゲトです！
本コラムではChatGPTを使った保育士の書類業務効率化について解説していきます！

Chat GPTとは？

ChatGPT（チャットGPT）とは、ユーザーが入力した質問に対して、まるで人間のように自然な対話形式でAIが答えるチャットサービスです。2022年11月に公開されてから、回答精度の高さが話題となり、利用者が増加しています。イーロン・マスク氏をはじめとした実業家達が出資している人工知能の研究開発機関「OpenAI」により開発されました。

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ChatGPTは大量のデータを学習し、テキストに基づいて自然な対話ができます。具体的には、質問した内容に答えてくれたり、特定の指示を出したりすると、ChatGPTはそれに対して適切な答えを生成するツールです。

保育現場でよくある書類業務効率化の課題

保育士が直面する書類作成の課題はさまざまです。
以下は、その中から5つのパターンを示したものです。

時間の制約

保育士は日々、子どもたちの保育や教育に多くの時間を費やす必要があり、その中で書類作成に割ける時間が限られています。
時間の制約が書類作成の課題となります。

保育士の日常業務において、時間は貴重な項目です。
子どもたちの保育や教育に専念するために、書類作成に割ける時間は限られています。保育士が適切な書類を効率的に作成し、同時に子どもたちに最善の保育を行うために、ChatGPTは貴重なツールとなるでしょう。

ChatGPTを活用することで、書類作成の時間制約に対処できます。このAIツールは迅速な応答と自動化を通じて、保育士の負担を軽減します。保育士はChatGPTに書類の指示を伝え、その結果、書類作成にかかる時間を大幅に短縮できます。このように、ChatGPTは保育士が子どもたちとの貴重な時間を最大限に活用する手助けを行います。

健康チェックや提出物の確認

保育施設では、健康チェックや提出物の記録など、多くの手続きがあります。
これらの手続きを適切に記録・整理することが課題です。

情報の一貫性

保育士は同じ情報を複数の文書やフォーマットに記入する必要がありますが、情報の一貫性を保つことが難しい場合があります。
異なる文書での情報不整合が生じる可能性があります。

フォーマット（保育書類）の違い

書類や報告書のフォーマットが施設や規制に合わせて異なることがあり、それらに適合するために書類を作成することが必要です。
適切なフォーマットに従うことは煩雑です。

手書きからデジタルへの移行

一部の保育施設では、まだ手書きで書類を記入している場合があり、デジタル化への移行に苦戦している園の存在します。
この過程で課題が生じることがあります。

これらの課題は、保育士の日常業務において書類作成が重要な一環であるため、効率的な解決策が求められています。

• Chat GPTの活用方法
  • Chat GPTを使用して書類作成を効率化する具体的な方法を紹介します。
  • 書類の内容やフォーマットに合わせた指示文テンプレートの作成方法

保育士の書類業務効率化でChat GPTを使うメリット

時間の節約

Chat GPTは、人間が行うよりも素早く作業を行うことができる能力を持っています。具体的なメリットは次の通りです。

• 高速な応答: Chat GPTは即座に質問に答え、情報を提供します。これにより、作業完了までの時間を大幅に短縮できます。

人為的ミスの削減

Chat GPTは人為的なミス（誤字・脱字）を削減するのに役立ちます。

• 一貫性の保持: Chat GPTは一貫性を保ち、ミスや記入漏れを防ぎます。同じ情報を提供する際にバラつきが少なくなります。
• ルールベースの遵守: Chat GPTはプログラムされたルールに従って行動するため、法的な要件やポリシーに違反することがありません。

柔軟性とカスタマイズ性

Chat GPTは柔軟でカスタマイズ可能です。

• 業務に合わせたカスタマイズ: Chat GPTは特定の業務やタスクに合わせてカスタマイズできます。業界固有の知識や用語を統合し、カスタムワークフローに適合させることが可能です。
• 指示文テンプレート: Chat GPTには指示文テンプレートを作成し、特定のタスクを自動化できる機能があります。これにより、標準化された業務内容をサポートします。

Chat GPTは効率的な業務の実行や品質向上に貢献します。時間の節約、人為的エラーの削減、柔軟性とカスタマイズ性の組み合わせは、多くの業界で重要な要素となっています。

Chat GPTで保育の書類業務を効率化した具体的な事例

保育士歴3年目【Aさん】の場合

保育士歴3年目のAさんは、毎月の保育計画書（月案）を作成することに時間がかかっていました。
そこで最近話題のChat GPTを使用してみることにしました。

保育内容を記入するだけでなく、職場のフォーマットに沿って文章を作成する必要があります。Chat GPTを活用することで、保育士は以下のような方法で効率的に計画書を生成することができました。

• Chat GPTに計画の要点や特定の日程を伝える。
• Chat GPTは提供された情報に基づいて計画書を自動生成し、必要な修正や調整を行う。
• 保育士は生成された計画書を確認し、必要な修正を加えることができる。

これにより、通常1時間程度かかる保育計画書の作成にかかる時間が30分程度に短縮され、Aさんがこれまで記入してきた月案に一貫性のある文書が生成され効率化が図れました。

保育士歴7年目【Cさん】の場合

保育士歴7年目のCさんは、保育活動のための教材資料が毎年繰り返し使用されていることに悩んでいました。
新しいアイディアを得るためChat GPTを利用することにしました。その結果、以下のような手順を試して教材資料の保育活動のための教材資料が簡単に作成することができました。

• Chat GPTに教材のトピックや必要な情報を伝える。
• Chat GPTは指示に基づいて、カスタマイズされた教材資料を自動生成する。
• 保育士は生成された資料を確認し、必要に応じて微調整を行い保育活動を行う。

これにより、Cさんはさまざまな教材を作成することができ、子どもたちへの保育活動に集中することが可能となりました。

保育士歴12年目【Fさん】の場合

保育士歴12年目のFさんは、日々の保育記録を記入し、まとめる時間がかかりすぎることに悩んでいました。
Chat GPTを導入することで、保育記録業務を改善できるか以下方法を取り入れ保育記録の自動整理が可能になりました。

• Chat GPTに子どもの様子を伝える。
• Chat GPTは提供された情報に基づいて活動内容を記録し整理、日付やカテゴリーに分類します。
• 保育士は整理されたデータを確認し、必要な情報を記録にまとめます。

これにより、記録の整理作業が効率的に行え、子どもたちへの最適なケアが提供されます。

【保育士版】書類業務効率化のためのChatGPT指示文

ChatGPTに保育の文章を作ってもらうときに下記の項目を使うことで、的確な文章を作成することが可能になります。

ChatGPTへアクセスしよう！

最近の更新によってChatGPTへ登録しなくても使えるようになりました！！
下記のリンクからアクセスして好きな指示文を送ってみてください！

月案作成時の指示文を書いてみよう！

下記の文章を使ってChatGPTへ文章を送ってみてください。
「ここの文章を変更してください。」となっているところを働いている環境に合わせて文章を変更するとより詳しい内容が答えとして返ってきます。

私は保育士をしています。
以下の子どもの様子を元に⚪︎月の月案を生成してください。


【前月の子どもの様子】
・登園後１人で準備をできるようになった
・他児と一緒に活動することが増えた
・トイレに行くときに保育者に声かけをすることが増えた

【保育環境】
・ここの文章を変更してください。

【当月のねらい】
・ここの文章を変更してください。

【保育者の対応】
・ここの文章を変更してください。

【その他の特記事項】
・ここの文章を変更してください。

まとめ

Chat GPTを使用した書類業務効率化は、保育士にとって非常に有益なツールであり、時間と労力の節約に貢献します。
今回は、指示文テンプレートの活用方法や実際に保育現場で働く保育士さんの事例紹介を通じて、保育現場におけるAI技術の活用方法と事例を紹介しました。

Chat GPTを使った保育士の書類業務を効率化することで保育現場の効率化と保育の質向上を促すことが期待できるでしょう。
今後もAI技術の進化に注目し、保育士の負担軽減と子どもたちへの充実した保育の提供を目指していきましょう。